Nicht suchen, sondern finden - Information nutzbringend managenZeitaufwendige Suche nach Information Wie viel Zeit investieren Sie täglich in Informationssuche? Einer aktuellen Studie zufolge benötigen Manager mehr als zwei Stunden täglich dafür und geben dabei noch an, dass mehr als 50% der gefundenen Information keinen wirklichen Mehrwert besitzt. Die Problematik wird dadurch verschärft, dass viele verschiedene Quellen gesondert über unterschiedliche Recherche-Zugänge abgefragt werden müssen, um die erforderliche Information zu erhalten. Das Informationsmanagement stellt eine schwierige Aufgabe im Arbeitsablauf dar.
Suche ist nicht alles Das Schlagwort „Enterprise Search“ ist allgegenwärtig und wird als Lösung für das Informationsdilemma dargestellt. Was Google für das Internet gebracht hat, soll nun Unternehmen beflügeln. Aber ist Suche wirklich alles? Geht es nicht eher um eine Gesamt-Strategie für den Zugang zur Information – zum Wissen einer Organisation? Neben der aktiv vom Benutzer angestoßenen Suche nach Information muss auch die zielgerichtete Präsentation von Information in zugänglicher Form zum richtigen Zeitpunkt an berechtigte Personen abgedeckt werden. Letzteres wird aber von Suchprodukten kaum abgedeckt.
Bausteine für das Informationsmanagement Phänomene wie das „Not invented here“-Syndrom, die einer effizienten Wiederverwendung vorhandener Information entgegen wirken, sind nicht alleine mit Informationstechnologie zu verhindern. Dennoch können IT-Services das Informationsmanagement ganz wesentlich unterstützen:
One-Stop Zugang zur InformationDer einfache Zugang zu Information muss einen zentralen Stellenwert gerade für wissensintensive Tätigkeiten besitzen. Die Realisierung eines One-Stop Zugangs zur Information, also die Zusammenführung der Information aus strukturierten (Datenbanken, Data Warehouses) und unstrukturierten Daten (natürlichsprachliche Texte in Dokumentenmanagement Systemen (DMS) / Enterprise Content Management (ECM) Systemen, Dateisystemen) unter Berücksichtigung des Benutzer-Kontextes, stellt einen Eckpfeiler bei der Umsetzung einer Informationsmanagement-Strategie dar. Dieser Zugang kann über Portale realisiert werden oder in Form eines „Information-as-a-Service“ (IaaS) Ansatzes als Teil einer Service Orientierten Architektur. Die bisher meist getrennten Bereiche Business Intelligence und Enterprise Search wachsen damit zusammen.
Wege aus dem Information Overflow: Steigerung der RelevanzDurch geeignete Klassifizierung bzw. Beschlagwortung wird die Information mit Metadaten versehen und kann dadurch einem Kontext zugeordnet werden. Diese Meta-Information wird zunehmend durch intelligente ECM Systeme automatisiert aus den Dokumenten extrahiert, was den manuellen Aufwand für die Informationspflege minimiert und die Relevanz der angebotenen Information wesentlich steigert. Die Treffsicherheit der Information wird erhöht, die Menge reduziert, die drohende Informationsüberflutung verhindert. Die angebotene Information kann verarbeitet werden und damit Nutzen stiften.
Unisys ExpertiseUnisys besitzt mehr als 15 Jahre Erfahrung im Bereich Enterprise Content Management und hat weltweit hunderte ECM Projekte umgesetzt. Enge Partnerschaften z.B. mit Microsoft (SharePoint, FAST-Search) sowie mit EMC² (Documentum) unterstreichen die ECM Kompetenz.
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