Mit Prozessmanagement die ausgetretenen Pfade verlassen

In sehr vielen Fällen werden Enterprise Content Management (ECM) Projekte leider ohne begleitendes Prozessmanagement durchgeführt. D. h. neue Technologien werden auf alten Abläufe (Prozessen) implementiert, ohne die Abläufe vorher zu überdenken, zu optimieren oder grundlegend neu zu gestalten.

„In the IT world, "paving cow paths" means automating a business process as is, without thinking too much about whether or not that process is effective or efficient. Often business process automation initiatives require figuring out entirely new ways of doing business processes - impossible prior to automation (for example, work flow automation and digital image processing) - defining more effective and efficient process highways.” Jim Highsmith

Erst ein optimierter Prozess verdient die Investition einer ECM Implementierung. Sehr oft ist genau die ECM Technologiekomponente der maßgebliche Hebel für die grundlegende Erneuerung/Optimierung der Geschäftsprozesse.

Damit agiert Prozessmanagement auch als Bindeglied zwischen Business (Fachabteilung) und IT und stellt sicher, dass ECM funktional genau das liefert, was Anwender und letztendlich die Kunden unserer Prozesse benötigen.

Der Beitrag von Prozessmanagement für erfolgreiche ECM-Projekte

Aus der langjährigen Erfahrung von Unisys in zahlreichen ECM Projekten ist ein methodisch strukturiertes Prozessmanagement Grundbestandteil - eine „Muss-Anforderung“ - erfolgreicher ECM-Umsetzungen:

• Prozessdefinition und Ist–Erhebung: Auswahl und Abgrenzung der Prozesse, die von ECM Technologie unterstützt und verbessert (beschleunigt, verbilligt) werden sollen. Damit auch Definition der internen und externen Kunden, betroffene Abteilungen, Rollen, Stakeholder und nicht zuletzt die Ableitung von Umsetzungszielen aus den Prozesszielen.
• Prozessanalayse beinhaltet die gezielte Identifikation von Stärken, Schwächen und Optimierungspotenzialen und -zielen und liefert konkrete Aussagen über die qualitative und quantitative Performance der Ist-Prozesse. Die Analyse von Prozessmengengerüsten und -zeiten (z.B. Bearbeitungszeiten, Liegezeiten, Transportzeiten) ist eine zentrale Grundlage für die Berechnung von Business Cases. Bei der Analyse werden jene Prozessschritte besonders berücksichtigt die Dokumentenhandling, Verteilung und Transport (Workflow), Kollaboration, Recherche und Ablage (Archivierung) betreffen.
• Sollprozessdesign beantwortet die Frage, wie die „neuen“ Prozesse durch die explizite Berücksichtigung und Ausschöpfung von ECM Technologie in Zukunft besser, schneller, reibungsloser und effizienter ablaufen sollen und schafft damit die Basis für Anforderungsanalyse und Umsetzungsdesign. Insbesondere bei ECM Projekten ist es unerlässlich, dass die neuen technologischen Möglichkeiten vor (!) der Implementierung in Form geänderter Abläufe und Prozessstrukturen berücksichtigt werden. Durch optimales Prozessdesign können bei ECM viele Prozessschritte (teil-)automatisiert, parallelisiert oder eingespart werden. Gleichzeitig entstehen aber auch neue (Teil-)Prozesse wie z. B. Scanning und neue Arbeitsschritte (Rollen), die in der Ablauforganisation berücksichtigt und eingeplant werden müssen. Spätestens ab dem Sollprozessdesign ist es sinnvoll, dass ECM Experten im Prozessteam vertreten sind, um Möglichkeiten und Best Practices aufzuzeigen und zu berücksichtigen.
• Prozessorientierte Anforderungsanalyse: hier erfolgt der Übergang zum Requirements Management – aus den Sollprozessen werden konkrete, funktionale Anforderungen (Use Cases) für die Implementierung abgeleitet. Dabei sind Methodik und  Dokumentation voll prozessorientiert, d. h. es ist jederzeit transparent, welche Prozesse/-schritte durch die Technik unterstützt werden und welche Verbesserungen/Einsparungen im Prozess damit realisiert werden.

Erfahrung aus einer Hand

Unisys verfügt gerade beim Zusammenspiel von Prozessmanagement und Enterprise Content Management über jahrelange Erfahrung, Best Practices und Tool-Know-How aus vielen Projekten. Unser Team verfügt über mehr als 20 ausgebildete und zertifizierte Prozessmanager, die Sie beim Design Ihrer ECM Prozesse beraten und begleiten. Auch externes (Prozess-)Coaching zur punktuellen, methodischen Unterstützung interner Projektmitarbeiter wird angeboten. Gleichzeitig verfügt Unisys, als weltweiter Systemintegrator und Partner großer ECM Hersteller über intensives Technologie- und Implementierungswissen. Damit können wir Organisation und Technik für Ihr ECM Projekt aus einer Hand liefern.

Technologischer Ausblick und Trends

Prozessmanagement und ECM gehören zusammen. Dieser Tatsache schenken auch die ECM Software-Hersteller mehr Beachtung. Der aktuelle Trend zeigt, dass in ECM Produkten zunehmend Prozessmanagement-Funktionalität integriert wird. Immer mehr Hersteller bieten Module an, die Funktionen wie Prozessmodellierung, -simulation und –steuerung abdecken und auch die integrierte Auswertung, Analyse und Reporting von Prozesslaufzeitdaten – also Prozesscontrolling und Performance Management – unterstützen. BPM- und ECM-Tools wachsen also zusammen oder gehen in integrierten Suiten auf. Bis das soweit ist, spielen Schnittstellen zu „vollständigen“ Business Process Management-Tools (z. B. ARIS) eine zentrale und erfolgskritische Rolle.

Eine Vision, die sich aus diesem Trend heraus schon heute abzeichnet, sind „selbstlernende Prozesse“. Wird Prozessmanagement mit ECM/Workflow gekoppelt, können Prozesse „live“ aus den operativen Systemen heraus erlernt und modelliert (Reverse Modeling) werden. Der Workflow schlägt dem Bearbeiter, aus einer täglichen wachsenden Fallbasis, die richtigen und notwendigen Prozessschritte vor – intelligent und ohne vorheriges Modellieren (Programmieren) der Prozesse. Prozessmodelle entstehen von selbst aus der realen ad hoc Arbeit im Workflow-System.

Kontakt:
Mag. Stefan Hanl, Teamleiter Business Process Solutions, Unisys Österreich