Was bringt SharePoint 2010?Als einziger „Services Ready“ zertifizierter SharePoint Partner in Österreich beleuchtet Unisys die sechs wichtigsten Neuerungen von Microsoft SharePoint 2010:
SharePoint goes WorkflowBisher mussten Workflows programmiert werden. Dafür war technisches Spezialwissen notwendig. SharePoint 2010 bietet erstmals die Möglichkeit, Prozesse und die daraus resultierenden Workflows auf Modellebene grafisch zu designen. Als „hausinternes“ Prozessmodellierungstool kommt hierfür Visio zum Einsatz.
Im Rahmen der Prozessausführung kann vom Anwender jederzeit eine grafische Statusinformation zum Prozess abgerufen werden, die – farblich markiert – genau aufzeigt, wo der Prozess steht, welche Aktivitäten bereits erledigt sind, welche noch ausstehen und welche Entscheidungen bei Verzweigungen im Prozess getroffen wurden. Damit steht auch eine Plattform für unternehmensweite Prozessdokumentation zur Verfügung.
Fazit: Die Workflow-Fähigkeiten von SharePoint waren bisher einer der Schwachpunkte. Mit den genannten Verbesserungen wird SharePoint 2010 jedoch zu einer „echten“ Workflow-Lösung, die den schnellen und wirtschaftlichen Einstieg ins Business Process Management ermöglicht.
Verbesserte Bedienbarkeit, Oberfläche und Office IntegrationNeben den Fähigkeiten im Bereich Workflow und Prozessmanagement stand eine weitere Verbesserung der Bedienbarkeit ganz oben auf der Prioritätenliste für SharePoint 2010. Das von Office (2007) bereits bekannte „Ribbon“ User Interface wird nun auch in der SharePoint Welt Einzug halten und damit für Anwender eine durchgängige Oberfläche gewährleisten.
Auch die - ohnehin bereits sehr enge - Integration mit Office wird in der Version 2010 noch weiter verbessert. Office ist oftmals die Kernapplikation im Büro – mit SharePoint 2010 profitiert der Anwender von einer wirklich nahtlosen Integration zwischen Office und Enterprise Content Management (ECM) / Dokumentenmanagement Systemen (DMS). Er muss seine Arbeitsweise beim Wechsel zwischen zwei Systemen nicht umstellen, der Systembruch entfällt. Zusätzlich können Office Dokumente (Word, Excel) ab 2010 direkt in SharePoint „in place“ (im Webbrowser) bearbeitet werden.
Fazit: Spürbare Verbesserungen im Look & Feel für den Anwender, insbesondere im Bereich der Office Integration und eine einfachere Bedienung. Damit können Schulungskosten gesenkt, die Akzeptanz verbessert (vertraute und vor allem einheitliche Handhabung über die Produkte hinweg) und die Produktivität der Anwender gesteigert werden.
Collaboration – Enterprise Content gemeinsam bearbeitenCollaboration meint die Unterstützung der Zusammenarbeit in (verteilten) Teams. Schon in Version 2007 zählte Collaboration zu den Stärken im Vergleich mit Konkurrenzprodukten. SharePoint 2010 konzentriert sich darauf, die Arbeit mehrerer Personen an gemeinsamen Projekten, Dokumenten etc. noch besser zu unterstützen. Neu bzw. verbessert sind Funktionalitäten wie z. B. Wikis, Blogging, Tagging und eine allgemein sehr gute Unterstützung von Web 2.0 Features.
Application Integration & ConnectivityMit SharePoint 2010 werden die Möglichkeiten zur Integration von Drittapplikationen (z. B. Fachanwendungen) mit Hilfe der sog. „Business Connectivity Services“ (BCS) stark erweitert. Bisher war nur ein lesender Zugriff auf externe Datenquellen (leicht) realisierbar – z. B. zum Einmischen von Adressdaten aus einer Adressdatenbank. Mit 2010 wird eine bidirektionale Integration möglich, die auf Wunsch alle Zugriffe von/zur Drittapplikation erlaubt, also Lesen, Schreiben und auch das Anlegen bzw. Löschen von neuen Datensätzen.
Fazit: Mit den Business Connectivity Services wird die Fähigkeit zur Kopplung von ECM (DMS) mit anderen (Fach-)Applikationen stark verbessert. Organisationen können nun applikationsübergreifende Workflows leichter realisieren und damit die Bedienung für die Anwender stark zu vereinfachen.
Leistungsfähige SucheAuch die Recherche wird in der Release 2010 spürbar verbessert. Insbesondere die Search Server Komponenten und deren Leistungsfähigkeit im Bereich der Indizierung wurden weiter entwickelt, was insbesondere Organisationen mit (sehr) großem Dokumentenaufkommen zu Gute kommt. Mit SharePoint Server 2010 bzw. Search Server 2010 können nun bis zu 100 Millionen Dokumente performant indiziert und gesucht werden. Dazu kommen mehr Möglichkeiten für den Anwender, seine Suche präziser als bisher zur definieren und damit die Treffergenauigkeit zu steigern - neu bzw. verbessert sind: Phonetische Suche, „Social Relevance Search“ (Suche nach Personen über deren Profile) und Refined Search (Drill Down Suche innerhalb von Suchergebnissen).
Fazit: Microsoft trägt in der neuen Version dem allerorts steigenden Dokumentenaufkommen Rechnung und verbessert die Suche deutlich - insbesondere für große Organisationen werden mit SharePoint 2010 bzw. mit FAST Search Engines angeboten, die bis auf Enterprise Niveau skalieren und den Vergleich (mit teilweise sehr kostenintensiven) Mitbewerbern aufnehmen können.
Architektur und AdministrationLast but not least bietet SharePoint auch Verbesserungen für Administratoren. Unter dem Schlagwort „Streamlined Central Administration“ wird die zentrale Administration spürbar erleichtert. Server und Server Farmen können nun über eine völlig neue Oberfläche leichter und schneller konfiguriert werden, vor allem das Deployment neuer Komponenten wurde verbessert. Auch hier wird eine der Schwachstellen der bisherigen Versionen gezielt adressiert. Daneben wurde auch die Service Architektur überarbeitet und ermöglicht nun eine höhere Skalierbarkeit, mehr Flexibilität und verbessertes Performance Management, Availabiltiy Management und Monitoring bis hin zu Usage Reporting und Logging. Neu ist auch der „Best Practive Analyzer“, der auf mögliche Konfigurationsfehler hinweist..
Auch im Bereich der Datenhaltung wurde die Architektur von SharePoint gründlich überarbeitet: Ab 2010 kann Content -.neben der SQL Datenbank – auch auf externem Storage oder im Filesystem gespeichert werden. Damit können u.a. Archivlösungen leichter als bisher realisiert werden. Neu sind auch Unique Document IDs, die - unabhängig vom Speicherpfad – jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus eindeutig definieren..
Fazit: SharePoint Systeme galten bisher als relativ „mühsam“ zu administrieren. Diese Schwäche wird mit 2010 reduziert. Damit wird der Betrieb von SharePoint Systemen durch verringerten Arbeitsaufwand in der Administration günstiger und die TCO (Total Cost of Ownership) können insgesamt gesenkt werden. In Zeiten der Einsparungen möglicherweise für viele Organisationen ein besonders wichtiges Argument.
Zusammenfassung und Ausblick (Zeitlinie)Vergleicht man SharePoint 2010 mit dem Vorgänger 2007 ist ein wirklich deutlicher Sprung mit vielen neuen und stark optimierten Funktionen sichtbar. Microsoft hat vor allem die bisher von Anwendern oder Architekten kritisierten Schwachstellen gezielt adressiert und weitgehend beseitigt. Wer also SharePoint bereits verwendet oder einen zukünftigen Einsatz überlegt, sollte auf jeden Fall einen Blick auf die neue Version werfen.
Das finale Kundenrelease wird voraussichtlich im April 2010 auf den Markt kommen – die sehr stabile Betaversion ist jedoch bereits seit Mitte November öffentlich verfügbar. Bereits mit dieser Betaversion kann Unisys aussagekräftige Demos oder Pilotprojekte anbieten.
Weiters bieten wir für öffentliche Verwaltung, Finanzdienstleister und Telekommunikation „fertige“, konfigurierbare Lösungen und Module (z. B. ein vollumfänglicher Elektronischer Akt inkl. Workflow und vordefinierten Prozessen) auf Basis von Microsoft SharePoint Technologie. Diese sog. Solution Sets werden schon jetzt in enger Zusammenarbeit mit Microsoft portiert und werden noch vor Veröffentlichung der finalen Release in Version 2010 zur Verfügung stehen.
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